PERFIL DE LA SECRETARIA
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza.
- MISIÓN
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de
acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
CONCEPTO DE SECRETARIA
La palabra secretaria proviene de secreto. Profesión, ocupación u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodia unas actividades por medio del orden del documento en la oficina o en la empresa en general.
Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos haciendo bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además, un ser integro en sus tareas, eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta a sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la empresa, en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
- Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
- Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
- Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa.
- Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan solo pautas marcadas por su superior.
- Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
- Atender y organizar llamadas telefónicas y los viajes al director.
- Estar al tanto de las reuniones, desiciones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiere.
- Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA
Desempeñar el rol como secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de afuera, a través del teléfono correo electrónico o correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para escalar una posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. El cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
DISCRECIÓN:
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado.
PUNTUALIDAD:
Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
PACIENCIA:
Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.
ORGANIZACIÓN:
Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma.
LEALTAD:
La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
TACTO
Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse.
RESPONSABILIDAD:
La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.
PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello, que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permita realizar un excelente trabajo, estos son:
1. FACILIDAD DE EXPRESIÓN
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como: personal administrativo, empleados, clientes, proveedores, y toda aquella persona que amerita tener una información con respecto a la compañía. Es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permiten tener una calidad de comunicación, estas características son:
· Dominio del tema.
· Buena dicción.
· Facilidad para exponer las ideas.
· Cordialidad y respeto.
2. BUENAS RELACIONES:
Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa.
3. FACILIDAD DE REDACCIÓN:
Toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como: actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios nóminas, plantillas, entre otros.
Es por eso que toda secretaria debe tener excelente dominio, de todo procedimiento que requiere llevar cualquier tipo de información escrita. Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de:
- Descripción.
- Narración.
- Síntesis o resumen.
- Entre otras formas de expresión de lenguaje escrito.
- Abreviación.
- Ortografía.
- Redacción.
- Conocimiento del origen alfabético en cuanto al archivo.
4. CREATIVA Y DINÁMICA:
En toda empresa se presenta cualquier tipo de imprevisto, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas que contribuyen a que los imprevistos, no afecten el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de esta.
Por eso es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinámica, y que tenga mucha facilidad para levantarse en el medio de las presiones que causa los imprevistos.
5. RESPONSABILIDAD:
Todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorio pero los cargos de mayor peso dentro de una compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad, por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con eficacia y puntualidad.
La responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto a asistencia, respeto del horario, y puntualidad en cuanto a cada una de las tareas que deba realizar.
6. CONFIABILIDAD:
Toda secretaria tiene acceso a los documentos mas importantes de su compañía; archivo, inventario ,relación de gastos, relación de precios, actas, registros de la empresa, nóminas de empleados, decisiones internas de la compañía y muchos otros tipos de documentación privada de la empresa.
7. ACTIVA Y DINÁMICA:
Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, con respecto a ese cargo, y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una empresa.
Toda empresa necesita una secretaria, dinámica, activa, productiva, que se siente el avance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la empresa.
FORMACIÓN PROFESIONAL DE
LA SECRETARIA
1) Informática
El manejo de Word, Excel e Internet no es suficiente. La secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de presentaciones en PowerPoint.
También debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia.
2) Idiomas
Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués.
Aunque no trabaje directamente con el idioma, en algún momento tendrá que asistir a su jefe en una traducción o atender a un visitante extranjero.
3) Capacidad de organización
La secretaria ideal debe ser capaz de organizar impecablemente las tareas, la agenda, y toda actividad que conlleve la función.
4) Cultura
Una sólida cultura general es un activo que permitirá a la secretaria lucirse en su puesto. Esto incluye el conocimiento del mundo, del país, de la actividad política y económica nacional e internacional.
PLEGARIA DE LA SECRETARIA
§ A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente, y atender dos visitantes al mismo tiempo, mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.
§ A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, tal cual yo sospechaba, está en el bolsillo de mi jefe.
§ A tener una memoria de computadora, para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo, y que, según él, estoy obligada a recordar fácilmente.
§ A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.
§ A saber donde está el jefe; qué está haciendo y a que hora volverá, aunque eso no lo sepa nadie, y mucho menos su esposa.
§ A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho “no está”, y de repente él me habla en voz alta.
¡Gracias os doy, Señor mío!
COMPONENTES DE LA SECRETARIA
MODERNA
La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo.
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa.
Estos factores son:
1. Facilidad de expresión
Toda buena secretariaita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como:
Personal de administración, empleados, clientes, proveedores, supervisores y toda aquella persona que amerita tener una información con respecto a la compañía.
Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permitan tener una calidad de comunicación a continuación citaremos varias características al respecto
A. Dominio del tema.
B. Buen Vocabulario.
C. Buena Dicción.
D. Facilidad para exponer las ideas.
2. Facilidad de redacción
Toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos tales como:
Actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios, nominas, planillas, bauches de pago, listado de precios, relación de gastos entre muchas otras funciones. Dependiendo del servicio que brinde la empresa; y de las funciones inherentes al cargo que varían de una empresa a otra, es por ello, que toda secretaria sebe tener excelente dominio, de todo procedimiento, que requiere llevar cualquier tipo de informe escrito.
Descripción.
Narración.
Síntesis o resumen.
Abreviación.
Otras formas de lenguaje escrito.
Ortografía.
Redacción.
Conocimiento del orden alfabetico en cuanto al archivo.
3. Buenas relaciones
Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa, y genera un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.
También es importante que la secretaria, sea una persona, que pueda ser un enlace entre los equipos de administración y sus equipos de trabajos subalternos
4. creativa y dinámica
En toda empresa se presentan cualquier tipo de imprevisto, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que los imprevistos, no afecten, el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de esta.
Por eso, es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinámica, y que tenga mucha facilidad para levantarse en medio de las presiones que causan los imprevistos, y ella pueda ser un eslabón importante en la empresa.
5. Responsabilidad
Todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorios pero los cargos de mayor peso dentro de una compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad, por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con eficacia, y puntualidad, la responsabilidad viene a ser una de las características mas vitales de una secreta.
La responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto a la asistencia, respeto del horario, y puntualidad en cuanto a cada una de las tareas que debe realizar.
6. Confiabilidad
Toda secretaria tiene acceso a los documentos más importantes de su compañía estos son:
- Archivo.
- .Inventario
- Relación de gastos.
- Relación de precios.
- Actas.
- Registros de la empresa.
- Nominas de empleados.
- Decisiones internas de la compañía.
- Otro tipo de documentación privada de la empresa.
7. Activa y dinámica
Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, con respecto a ese cargo, y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una empresa.
Toda empresa necesita una secretaria dinámica, activa y productiva, que se sienta el avance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la empresa.
El prestigio que tenga El Cargo de Secretaria dentro de una empresa, dependerá del nivel de desenvolvimiento que tenga, la persona que ejecuta dicho cargo.
8. Ambiente y recursos de trabajo
La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden en todas las cosas concernientes a su trabajo.
Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todos los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo, tales como:
- Archivo.
- Escritorio.
- Carpetas.
- Libros de actas
- Libros ingresos.
- Carpetas nóminas.
- Carpeta con Relación de gastos.
- Documentos registrados en la computadora.
- Buzón de archivo.
- Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.
CLASIFICACIÓN DE TAREAS
SECRETARIALES
1. COTIDIANA:
Apertura y clasificación de la correspondencia, utilización de la red telefónica permanente dolo para tareas propias de la empresa.
2. PERIÒDICAS:
Usted periódicamente organizará reuniones de su o sus jefes de departamento y la comunicación entre todo el personal de la empresa.
3. OCASCIONALES:
La secretaria o secretario de una empresa se verá en ocasiones inmensas en prepar viajes, celebraciones con protocolo y etiqueta, desayunos almuerzos o cenas de trabajos, reservación de hoteles o de espacios para eventos empresariales.
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de espresión verbal y escrito.
- Dominio de windows, microsoft office, Internet.
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- desempeñarse eficientemente en su area.
- actitudes para la organización.
- Buenas relaciones Interpersonales.
- Dinamica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento.
- Motivación, Liderazgo y toma de desiciones.
- Capacidad para trabajar en equipo.
